Программа предназначена для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины в государственных и муниципальных учреждениях.
Подходит для предприятий со сложной организационной структурой и сложным документооборотом. Идеально подходит для средних, крупных организаций и холдингов.
Решение подходит для предприятий со сложной организационной структурой и сложным документооборотом. Идеально подходит для средних, крупных организаций и холдингов.
Программа позволяет:
- упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе
- сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов
- повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей
Работа с договорными документами
Программа поддерживает основные процессы договорной работы:
- подготовка договора
- согласование договора
- контроль возврата переданных экземпляров
- учет сопроводительных документов
- учет срока действия
- исполнение обязательств
- расторжение
Управление документами
- Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД
- Контроль исполнения
- Контроль документов
- Электронная подпись
- Штрихкодирование документов
- Архивное хранение и поиск
Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы.
Эффективное управление процессами
- Регламентируйте работу, используя типовые и уникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивая запуск процессов по бизнес-событиям.
- Отслеживайте иерархию процессов, собирая их в цепочки, выстраивайте необходимую последовательность работ.
- Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.
Функциональный почтовый клиент
Работайте с электронной почтой прямо в системе, не переключаясь в другие программы и интерфейсы, при необходимости используйте несколько почтовых ящиков. Ставьте задачи и поручения из электронной почты, включать переписку в информацию по документу, прикрепляйте письма к задачам. Отправляйте документы из системы в один клик.
- Автоматическая обработка почты
- Хранение истории переписки
- Привязка писем к документам
- Контроль отправки писем
Учет и планирование рабочего времени
Анализируйте затраты рабочего времени сотрудников на работу с документом или выполнение поручения. Учитывайте затраты времени по проектам в разрезе видов работ или конкретного проекта. Планируйте загрузку рабочими задачами при помощи встроенного календаря в различных режимах.
- Личные и общие календари
- Учет отсутствий сотрудников
- Ежедневные отчеты
- Автоматический учет трудозатрат
- Анализ трудозатрат
Инструменты для совместной работы
Используйте возможности бронирования помещений и своевременного оповещения участников о месте и времени проведения мероприятия. Система автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия, удобное для всех участников. Контролируйте исполнение пунктов протоколов, участвуйте в коллективных обсуждениях и голосованиях на форуме. Анализируйте успешность мероприятий с помощью отчетов.
- Подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий
- Бронирование помещений
- Проведение мероприятия
- Форум
Доступ с различных устройств
Работайте с программой через бесплатный мобильный клиент. Возможно удаленное использование без привязки к рабочему месту через веб-браузер.
- Бесплатный мобильный клиент
- Работа на планшетах
- Задачи
- Календарь
Бесплатно загрузить мобильный 1С:Документооборот на телефон или планшет можно из магазинов Google Play, Apple AppStore, Windows Phone Store.
В мобильном приложении предусмотрено два интерфейса: для телефонов/смартфонов и для планшетов. Например, планшетный интерфейс показывает не только список писем, но и содержание выбранного письма.
Все направленные вам задачи под рукой. Вместе с приложенными к ним документами, файлами и всей историей исполнения. Их можно отмечать выполненными, перенаправлять, создавать подзадачи другим сотрудникам. А также можно ставить новые задачи своим коллегам, прикладывая к ним фото, видео- или аудио-записи.
Просматривайте свой рабочий календарь. Принимайте приглашения на мероприятия. Создавайте новые события в своем календаре.
Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.
