ЭПД в 1С:УНФ - настройка и подключение

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы в 1С:УНФ стали обязательными для всех участников грузоперевозок. Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 закрепил требование оформлять транспортные накладные, заказы-заявки и экспедиторские документы исключительно в цифровом формате через государственную информационную систему ГИС ЭПД. В этой статье разберём, как настроить ЭПД в 1С:УНФ, какие документы можно оформить и с чего начать работу.

Важно о переходном периоде. Формально требование об электронных документах действует с 1 сентября 2026 года. Однако до 1 марта 2027 года установлен «период без штрафа»: если водитель предъявит на дороге бумажную накладную вместо электронной, инспектор ограничится устным замечанием. Это не отменяет обязанности перейти на ЭПД, но даёт компаниям время завершить техническую подготовку без риска штрафов на дороге. При этом налоговые риски — невозможность подтвердить расходы и вычет НДС без корректно оформленной ЭТрН переходным периодом не смягчаются.

Какие ЭПД можно оформить в 1С:УНФ

Рабочее место ЭПД в 1С:УНФ поддерживает создание, подписание и отправку основных видов перевозочных документов. В разделе «Продажи» → «Доставка» → «Электронные перевозочные документы» доступны:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — ключевой документ при автоперевозках, подтверждающий заключение договора перевозки. ЭТрН можно создать на основании расходной накладной, заказа-наряда или электронного заказа-заявки.
• Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) — документ для согласования условий доставки между грузоотправителем и перевозчиком. Заказ подходит для нерегулярных перевозок, заявка — как приложение к действующему договору.
• Электронный путевой лист (ЭПЛ) — содержит информацию о водителе, маршруте и датах перевозки. С 1 сентября 2026 года ЭПЛ обязателен для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для остальных перевозок он пока оформляется добровольно, но рекомендуется: фиксирует медосмотр, техконтроль и пробег транспортного средства.

Кроме того, сервис поддерживает экспедиторские документы: электронное поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки. Их поддержка в 1С-ЭПД реализована с августа 2026 года.

Что обязательно для работы с ЭПД

Для начала работы с ЭПД в 1С:УНФ необходимо выполнить несколько условий:

Обновлённая конфигурация. Начиная с версии 1С:УНФ 3.0.14 функционал ЭПД встроен в программу. По состоянию на сентябрь 2026 года актуальны релизы 3.0.14.123 и выше. Если раздел «Электронные перевозочные документы» не отображается, проверьте актуальность релиза и выполните обновление.

Подключение к 1С-ЭДО. ЭПД работают через сервис 1С-ЭДО. Без подключения к оператору электронного документооборота, аккредитованному Минтрансом, отправка документов в ГИС ЭПД невозможна. Сервис 1С-ЭПД работает через операторов «Калуга Астрал» и «Такском».

Электронные подписи. Для подписания титулов ЭТрН и других документов требуются:

• УКЭП для руководителя, логиста, диспетчера, кладовщика. Руководитель или ИП может получить УКЭП бесплатно в удостоверяющем центре ФНС.
• ПЭП для водителя (подпись через мобильное приложение) — простой электронной подписи достаточно, КЭП водителю не требуется.
• НЭП через «Госключ» — альтернативный вариант для подписания титулов с использованием государственного приложения, сертифицированного ФСБ.
• МЧД — если документы подписывает сотрудник, а не руководитель. Оператор автоматически проверяет наличие МЧД при подписании каждого титула.

Мобильное приложение для водителей. Для подписания титулов в рейсе водителям потребуется смартфон или планшет с установленным приложением 1С-ЭПД (доступно для Android и iOS).

Подготовка 1С:УНФ с ЭПД

Настройка ЭПД в 1С:УНФ выполняется в несколько шагов:

Шаг 1. Проверьте версию программы. Убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза с поддержкой ЭПД.

Шаг 2. Активируйте ЭДО. В меню «Настройка» → «Обмен электронными документами» → «1С-ЭДО» включите функционал электронного документооборота и выберите оператора.

Шаг 3. Настройте учётные записи. Создайте карточки сотрудников с указанием их ролей в перевозке. Для каждого контрагента укажите роль: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель или экспедитор. Если роль указана неверно, сведения не дойдут до нужного участника или зависнут в ГИС ЭПД без подписания.

Шаг 4. Выпустите подписи. Оформите УКЭП для ответственных сотрудников, ПЭП или НЭП для водителей, а также МЧД при необходимости.

Шаг 5. Отправьте приглашения контрагентам. Без подтверждённого приглашения обмен документами технически невозможен. Приглашения можно отправить через рабочее место ЭДО.

Шаг 6. Проведите тестовую перевозку. Создайте ЭТрН и проследите прохождение всех титулов до завершения.

Как оформить ЭПД в 1С:УНФ

Процесс оформления ЭПД в программе максимально автоматизирован:

Создание ЭТрН. Электронную транспортную накладную можно создать:

• на основании расходной накладной (вкладка ЭДО);
• на основании электронного заказа-заявки;
• на основании заказа-наряда.

При создании ЭТрН программа автоматически заполнит данные из связанных документов, что сокращает ручной ввод.

Создание ЭЗЗ. Электронный заказ-заявку можно сформировать на основании:

• счёта на оплату;
• расходной накладной;
• заказа покупателя;
• заказа-наряда.

Создание ЭПЛ. Электронный путевой лист создаётся на транспортное средство и включает шесть титулов: основная информация о рейсе, предрейсовый медосмотр, техосмотр, показания одометра при выезде и заезде, послерейсовый медосмотр. После заполнения шести титулов и отправки Т4 формируется QR-код для ГИБДД, который можно направить водителю на электронную почту.

Подписание и отправка. После заполнения документ подписывается электронной подписью и отправляется контрагенту через оператора. Статусы прохождения титулов отображаются в рабочем месте ЭПД.

Структура ЭТрН. Электронная транспортная накладная состоит из титулов: Титул 1 (грузоотправитель), Титулы 2 и 4 (перевозчик), Титул 3 (грузополучатель). Дополнительные титулы используются при переадресации или замене водителя.

Частые ошибки при настройке

• Неверная роль контрагента. Если роль указана неправильно, сведения не дойдут до нужного участника или зависнут в ГИС ЭПД без подписания.

• Отсутствие приглашений. Без подтверждённого приглашения контрагента обмен технически невозможен.

• Подпись только у руководителя. Если логист или диспетчер не имеют УКЭП или МЧД, подписание титулов становится невозможным.

• Работа в демо-режиме. Документы, отправленные в демонстрационной базе, не имеют юридической силы.

• Просроченный сертификат подписи. Частая причина отказа подписи — проверяйте срок действия УКЭП и МЧД.

Компания «Альфа-Софт» предлагает сервис 1С-ЭПД для обмена ЭТрН, ЭПЛ, экспедиторскими и другими перевозочными документами между всеми участниками грузоперевозки. 1С-ЭПД позволяет автоматизировать работу с электронными перевозочными документами, сократить ручной ввод и обеспечить соответствие требованиям законодательства с 1 сентября 2026 года.