Счета-фактуры и УПД по новым правилам с 1 апреля 2025

Нажмите на кнопку ниже, чтобы скачать бланк новой формы УПД в формате excel бесплатно и без регистрации на нашем сайте.

Изменения налоговой политики коснулись многих финансовых документов: с 1 апреля 2025 вводится новый формат, и начали действовать новые правила оформления счетов-фактур и УПД. Общепринятый универсальный передаточный документ применяют в бухучете при оформлении поставок, при оказании услуг, для подтверждения затрат или права налогового вычета, его формируют при передаче товара покупателю. Он служит заменой счета-фактуры, товарной накладной, акта выполненных работ.

Изменения в форматах счета-фактуры и УПД

В первом квартале 2025 г. при заполнении передаточной документации можно было использовать разные формы: 5.01; 5.03. С 1 апреля вариант 5.01 полностью исключается, начинает полноценно действовать формат счета-фактуры 5.03, который утвердила ФНС (Письмо ЕА-4-26/2486@ от 04.03.2024). 

Это значит:

• с 1 апреля 2025 г. все предприятия обязаны использовать только новый формат УПД 5.03;
• применение формы 5.01 считается преднамеренным грубым нарушением — у любого налогоплательщика возникнут сложности с налоговой службой, касающиеся учёта НДС;
• работу с документами старого образца нужно завершить и, как можно быстрее, перейти на новую форму — ФСН будет учитывать дату отправки первички, проставленную оператором ЭДО.

Нововведение напрямую связано с налоговыми ставками, которые действуют с 2025 года. Формат 5.03 учитывает новые специальные (низкие) ставки НДС для предприятий, использующих режим УСН. ФНС разработала перечень кодов для обозначения операций. Применение единой формы упростит электронный документооборот. Документы, представленные в ином виде, ЭДО перестанет принимать с апреля 2025 г.

С помощью формы 5.03 создается цифровой файл счета-фактуры либо УПД в формате XML. Его не смогут редактировать сторонние лица. При необходимости XML можно конвертировать в PDF для просмотра в текстовом редакторе. На сайте ФНС есть раздел «Визуализация ЭД в утвержденных форматах», такая опция есть у некоторых операторов ЭДО. 

В чем заключаются изменения в УПД с 1 апреля 2025? При разработке версии 5.03:

• учтено применение специальных пониженных ставок НДС — 5%(105%) и 7%(107%) на УСН;
• допускается использование иных налоговых ставок — 9,09%, 16,67%; 
• изменилась минимальная длина РНПТ (регистрационного номера товарной партии) — 25–29 знаков;
• упрощена работа с корректировками — можно добавить сведения об исправлениях;
• добавлены уточнения в список обозначений (1 — взаимодействие по агентским схемам, 2 — для авансовых счетов-фактур предоплаты, 3 — комиссионные продажи);
• допустимо в одном файле указывать товары и услуги, промаркированные (идентификатор 3) и прослеживаемые (код 2) товары; 
• можно добавлять дополнительные данные о подакцизной продукции;
• в 14 графе разрешено проставлять цену прослеживаемого товара без НДС в рублях с копейками, указывая два символа после запятой;
• в поле сведений об отгрузке (строка 5а) вводят наименование, номер, дату создания;
• в блоке «Подписант» указывают сведения о машиночитаемой доверенности (МЧД), способе ее передачи в ФНС, адрес хранения в реестре;
• можно создавать УПД при перемещении продукции или имущества внутри компании, при передаче продукции на ответственное хранение.

Если в счете-фактуре нет прослеживаемых товаров, привезенных из-за границы, графы 12–14 оставляют пустыми. В старых бланках номер партии должен быть не менее 27 символов, новый формат допускает меньшую длину в 25-26 знаков. 

Примечание: 

На сайте подразделения Бухгалтерия в Альфа Софт есть отдельная статья о требованиях к оформлению машиночитаемой доверенности для уполномоченных лиц. Рекомендуем ее прочесть, чтобы знать условия создания и использования МЧД.

Когда переходить на новые правила оформления счетов-фактур и УПД

Переходный период закончился вместе с окончанием первого квартала 2025 г. За это время все операторы ЭДО и разработчики бухгалтерских программ успели перестроиться, учесть новые правила заполнения счетов-фактур. Лица, ответственные за оформление передаточных документов, тоже должны учитывать изменение требований в связи с поправки, внесенными в НК РФ. Времени было достаточно — на переход отведено три месяца.

Начиная со второго квартала, с даты 1 апреля 2025, использование формы 5.01 считается грубым нарушением налогового законодательства. Особенно это касается бизнеса, который оперирует прослеживаемыми товарами.

Форма 5.03, рекомендованная ФНС, остается прежней.

Компаниям нужно обновить свое программное обеспечение, инсталлировать последнюю версию 1С, разрешить автоматическую установку патчей. Если этого не сделать, при работе с электронными файлами будут появляться сообщения об ошибках. 

С 1 апреля печатная форма УПД остается действительной для товаров, предназначенных для экспорта в страны ЕАЭС. В бумажный УПД тоже добавлена графа 14, касающаяся импортной продукции (Постановление 1096 от 16.08.2024).

Организациям любой формы собственности необходимо корректно вести электронный и бумажный учет документации, чтобы заполнять отчетные декларации без ошибок, чтобы избежать проблем с ФНС. 

Формат 5.03 повышает прозрачность учета. Использование УПД в ЭДО с 1 апреля упрощает автоматизацию документооборота и рабочих процессов, повышает безопасность бизнеса, облегчает контроль документации и товарооборота, поможет госорганам точнее отслеживать движение товаров, а налоговой службе — вовремя предотвращать нарушения.

Примечание:

ФНС обновила форматы других важных документов — электронных версий книг покупок/продаж. В них добавлены дополнительные листы. Изменения вступят в силу в июле 2025, но уже с апреля можно заполнять книги в новом формате.